Règlement sur les documents électroniques (sociétés d’assurances et sociétés de portefeuille d’assurances) (DORS/2010-241)

Définition

Définition

1 Dans le présent règlement, Loi s’entend de la Loi sur les sociétés d’assurances.

Non-application

2 Pour l’application de l’article 1035 de la Loi, les avis, documents et autre information exemptés sont ceux visés aux articles 86 à 139 de celle-ci.

Documents électroniques

Documents communiqués par l’expéditeur

3 Tout avis, document ou autre information communiqué en vertu du présent règlement par l’expéditeur ou par la personne agissant pour lui doit être fait dans un langage et d’une manière simples et clairs, et de façon à ne pas induire en erreur.

Documents électroniques accessibles sur un site Web

• 4 (1) Pour l’application de l’alinéa 1037(1)b) de la Loi, il n’est pas nécessaire de transmettre un document électronique au système de traitement de l’information désigné si, à la fois :

  • a) il est affiché ou offert par l’entremise d’une source électronique accessible au public, notamment un site Web;

  • b) le destinataire est avisé par écrit, sur support papier ou électronique, de la disponibilité et des coordonnées du document électronique.

• (2) Le paragraphe (1) ne s’applique pas aux avis, documents et autre information visés à l’article 8.

Consentement à la transmission électronique de documents

• 5 (1) Pour l’application de l’alinéa 1037(1)c) de la Loi, le destinataire peut donner son consentement par écrit, sur support papier ou électronique, ou oralement.

• (2) Avant de recueillir son consentement par écrit, l’expéditeur ou la personne agissant pour lui avise le destinataire par écrit, sur support papier ou électronique :

  • a) de la possibilité de révoquer son consentement en tout temps;

  • b) de sa responsabilité de signaler tout changement qu’il apporte au système de traitement de l’information désigné, y compris aux coordonnées de celui-ci;

  • c) du fait que tout document électronique sera conservé pour la période indiquée dans l’avis et mis à sa disposition et de sa responsabilité de prendre copie du document;

  • d) du moment de la prise d’effet du consentement.

• (3) [Abrogé, DORS/2020-47, art. 34]

• (4) Si le consentement est donné par écrit, sur support papier ou électronique, il mentionne le nom du système de traitement de l’information désigné pour la réception et est accompagné de la liste, sur support papier ou électronique, des avis, documents et autre information à l’égard desquels il est donné.

• (5) Si le consentement est donné oralement, l’expéditeur ou la personne agissant pour lui fournit au destinataire par écrit, sur support papier ou électronique, les renseignements prévus au paragraphe (2) et confirme les renseignements visés au paragraphe (4).

• (6) Si le consentement donné par le destinataire vise une transmission unique, le paragraphe (2) ne s’applique pas.

Révocation

• 6 (1) Le destinataire peut révoquer son consentement par écrit, sur support papier ou électronique, ou oralement.

• (2) Si la révocation est donnée, l’expéditeur ou la personne agissant pour lui fournit au destinataire par écrit, sur support papier ou électronique, une confirmation de la révocation précisant le moment de la prise d’effet de celle-ci.

• (3) [Abrogé, DORS/2020-47, art. 35]

Transmission et réception

Transmission à plusieurs destinataires

7 Pour l’application des alinéas 1038b) et 1040b) de la Loi, la fourniture d’un avis, document ou autre information à plusieurs destinataires leur est faite simultanément.

Transmission à un lieu précis

8 Si un avis, document ou autre information doit être transmis, conformément à la Loi, à un lieu précis, il est possible de transmettre à sa place un document électronique au système de traitement de l’information désigné par le destinataire pour sa réception.

Document considéré comme transmis

9 Un document électronique est considéré comme transmis au destinataire, selon le cas :

• a) au moment où il quitte le système de traitement de l’information sous la responsabilité de l’expéditeur ou de la personne agissant pour lui;

• b) au moment où il est affiché ou offert par l’entremise du site Web sécurisé de l’expéditeur.

Raisons de croire que le document n’a pas été reçu

• 10 (1) L’expéditeur ou la personne agissant pour lui qui a des raisons de croire que le destinataire n’a pas reçu le document électronique transmis selon l’article 9, lui transmet, par courrier, une version papier du document électronique à son adresse enregistrée.

• (2) Le paragraphe (1) n’a pas d’effet sur le moment où le document électronique est considéré comme transmis en vertu de l’article 9.

Document considéré comme reçu

11 Un document électronique est considéré comme reçu par le destinataire au moment où, selon le cas :

• a) il est saisi par le système de traitement de l’information désigné par le destinataire;

• b) il est affiché ou offert par l’entremise du site Web sécurisé de l’expéditeur;

• c) l’avis prévu à l’alinéa 4(1)b) est reçu par le destinataire.

Signature électronique

12 La signature visée à l’article 1044 de la Loi peut être une signature électronique constituée d’un ou de plusieurs caractères, lettres, nombres ou autres symboles sous forme numérique et incorporée, jointe ou associée à un document électronique.

Entrée en vigueur

13 Le présent règlement entre en vigueur le 1^er juin 2011.