Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes

14 Sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit tenir les documents ci-après relativement à une opération ou à l’ouverture d’un compte, sauf un compte de carte de crédit :

• a) pour chaque compte qu’elle ouvre, la fiche-signature de chaque titulaire du compte;

• b) pour chaque compte qu’elle ouvre au nom d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte;

• c) pour chaque compte qu’elle ouvre au nom d’un client qui est une personne ou entité autre qu’une personne morale, un document où sont consignés les nom et adresse du client et comportant les renseignements suivants :

  • (i) si le client est une personne, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas,

  • (ii) si le client est une entité autre qu’une personne morale, la nature de son entreprise principale;

• c.1) pour chaque compte qu’elle ouvre, un document qui indique l’utilisation prévue du compte;

• d) toutes les conventions de tenue de compte qu’elle établit dans le cours normal de ses activités;

• e) un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d’un compte;

• f) toutes les notes de débit et de crédit qu’elle établit ou reçoit à l’égard d’un compte dans le cours normal de ses activités, à l’exception des notes de débit qui se rapportent à un autre compte se trouvant à la même succursale de l’entité financière que celle où elles ont été établies;

• g) tous les relevés de compte qu’elle envoie aux clients, si les renseignements qui y figurent ne peuvent être facilement obtenus d’autres documents qu’elle tient et conserve aux termes du présent règlement;

• h) tous les chèques compensés tirés sur un compte et une copie de tous les chèques compensés déposés dans un compte, sauf dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  • (i) le compte sur lequel le chèque est tiré et celui dans lequel il est déposé se trouvent à la même succursale de l’entité financière,

  • (ii) les conditions suivantes sont réunies :

    • (A) le chèque est reproduit sur microfilm ou sur support électronique,

    • (B) le chèque peut être facilement reproduit à partir du microfilm ou du support électronique,

    • (C) la reproduction du chèque est facilement localisable,

    • (D) le microfilm ou le support électronique est conservé pendant une période minimale de cinq ans;

• i) tout dossier de crédit qu’elle constitue dans le cours normal de ses activités;

• j) pour chaque opération de change, une fiche d’opération;

• k) si elle reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d’une personne ou d’une entité autre qu’une entité financière en contrepartie de l’émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables, un document où sont consignés la somme reçue, la date de réception de celle-ci, les nom et adresse de la personne qui l’a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables;

• l) si, au cours d’une seule opération, elle rachète un mandat-poste de 3 000 $ ou plus — ou plusieurs mandats-poste totalisant 3 000 $ ou plus — un document où sont consignés le montant total en cause, la date de rachat, les nom et adresse de la personne qui a fait la demande de rachat ainsi que le nom de l’émetteur de chaque mandat-poste;

• m) pour chaque télévirement visé au paragraphe 66.1(2) de 1 000 $ ou plus qu’elle effectue, à la demande d’un client, un document comportant les renseignements suivants :

  • (i) si le client est une personne, ses nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas,

  • (ii) s’il est une entité, les nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone de la personne à l’origine de l’opération effectuée pour le compte de l’entité et la nature de l’entreprise principale de cette personne ou sa profession, selon le cas,

  • (iii) le numéro du compte visé et le numéro de référence de l’opération, le cas échéant, ainsi que la date de l’opération,

  • (iv) les nom ou numéro de compte de la personne ou de l’entité à qui le télévirement est envoyé,

  • (v) le montant total de l’opération et la devise en cause;

• n) pour chaque compte d’une personne identifiée comme étant un étranger politiquement vulnérable à l’égard duquel l’autorisation pour le maintenir ouvert a été obtenue en application de l’alinéa 67.1b), un document comportant les renseignements suivants : 

  • (i) la charge à l’égard de laquelle il a été établi que la personne était un étranger politiquement vulnérable,

  • (ii) si elle est connue, l’origine des fonds qui sont versés ou dont le versement au compte est prévu,

  • (iii) la date à laquelle il a été établi que la personne était un étranger politiquement vulnérable,

  • (iv) le nom du membre de la haute direction qui a autorisé que le compte soit maintenu ouvert,

  • (v) la date de cette autorisation;

• o) pour chaque opération qui a fait l’objet d’un examen en application du paragraphe 67.2(2), un document comportant les renseignements suivants :

  • (i) la charge à l’égard de laquelle il a été établi que la personne à l’origine de l’opération ou le bénéficiaire de celle-ci était un étranger politiquement vulnérable,

  • (ii) si elle est connue, l’origine des fonds qui ont été utilisés pour l’opération,

  • (iii) la date à laquelle il a été établi que la personne visée au sous-alinéa (i) était un étranger politiquement vulnérable,

  • (iv) le nom du membre de la haute direction qui a effectué l’examen,

  • (v) la date de cet examen.