Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes

14 Toute entité financière doit tenir les documents suivants :

• a) pour chaque compte qu’elle ouvre, la fiche-signature de chaque titulaire du compte;

• b) pour chaque compte qu’elle ouvre au nom d’une personne morale, une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte;

• c) pour chaque compte qu’elle ouvre au nom d’une personne ou d’une entité qui n’est pas une personne morale, un document où sont consignés les nom et adresse de celle-ci, ainsi que la nature de son entreprise principale ou de sa profession, selon le cas;

• d) toutes les conventions de tenue de compte qu’elle établit dans le cours normal de ses activités;

• e) un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d’un compte;

• f) toutes les notes de débit et de crédit qu’elle établit ou reçoit à l’égard d’un compte dans le cours normal de ses activités, à l’exception des notes de débit qui se rapportent à un autre compte se trouvant à la même succursale de l’entité financière que celle où elles ont été établies;

• g) tous les relevés de compte qu’elle envoie aux clients, si les renseignements qui y figurent ne peuvent être facilement obtenus d’autres documents qu’elle tient et conserve aux termes du présent règlement;

• h) tous les chèques compensés tirés sur un compte et une copie de tous les chèques compensés déposés dans un compte, sauf dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  • (i) le compte sur lequel le chèque est tiré et celui dans lequel il est déposé se trouvent à la même succursale de l’entité financière,

  • (ii) les conditions suivantes sont réunies :

    • (A) le chèque est reproduit sur microfilm ou sur support électronique,

    • (B) le chèque peut être facilement reproduit à partir du microfilm ou du support électronique,

    • (C) la reproduction du chèque est facilement localisable,

    • (D) le microfilm ou le support électronique est conservé pendant une période minimale de cinq ans;

• i) tout dossier de crédit qu’elle constitue dans le cours normal de ses activités;

• j) pour chaque opération de change, une fiche d’opération.