Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R.C. (1985), ch. P-21)

Note marginale :Relevé

• 9 (1) Le responsable d’une institution fédérale fait un relevé des cas d’usage, par son institution, de renseignements personnels versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que des usages ou fins auxquels ils ont été communiqués par son institution si ceux-ci ne figurent pas parmi les usages et fins énumérés dans le répertoire prévu au paragraphe 11(1), en vertu du sous-alinéa 11(1)a)(iv) et du paragraphe 11(2); il joint le relevé aux renseignements personnels.

• Note marginale :Exception

  (2) Le paragraphe (1) ne s’applique pas aux renseignements communiqués en vertu de l’alinéa 8(2)e).

• Note marginale :Appartenance du relevé aux renseignements personnels

  (3) Le relevé mentionné au paragraphe (1) devient lui-même un renseignement personnel qui fait partie des renseignements personnels utilisés ou communiqués.

• Note marginale :Usages compatibles

  (4) Dans les cas où des renseignements personnels versés dans un fichier de renseignements personnels relevant d’une institution fédérale sont destinés à un usage, ou communiqués pour un usage, compatible avec les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis ou préparés par l’institution, mais que l’usage n’est pas l’un de ceux qui, en vertu du sous-alinéa 11(1)a)(iv), sont indiqués comme usages compatibles dans le répertoire visé au paragraphe 11(1), le responsable de l’institution fédérale est tenu :

  • a) d’aviser immédiatement le Commissaire à la protection de la vie privée de l’usage qui a été fait des renseignements ou pour lequel ils ont été communiqués;

  • b) de faire insérer une mention de cet usage dans la liste des usages compatibles énumérés dans l’édition suivante du répertoire.

Fichiers de renseignements personnels

Note marginale :Renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels

• 10 (1) Le responsable d’une institution fédérale veille à ce que soient versés dans des fichiers de renseignements personnels tous les renseignements personnels qui relèvent de son institution et qui :

  • a) ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives;

  • b) sont marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d’un individu ou à un numéro, symbole ou autre indication identificatrice propre à cet individu.

• Note marginale :Exception : Bibliothèque et Archives du Canada

  (2) Le paragraphe (1) ne s’applique pas aux renseignements personnels qui relèvent de Bibliothèque et Archives du Canada et qui y ont été versés par une institution fédérale pour dépôt ou à des fins historiques.

Répertoire de renseignements personnels

Note marginale :Publication du répertoire

• 11 (1) Le ministre désigné fait publier, selon une périodicité au moins annuelle, un répertoire :

  • a) d’une part, de tous les fichiers de renseignements personnels, donnant, pour chaque fichier, les indications suivantes :

    • (i) sa désignation, son contenu, la cote qui lui a été attribuée par le ministre désigné, conformément à l’alinéa 71(1)b), ainsi que la désignation des catégories d’individus sur qui portent les renseignements personnels qui y sont versés,

    • (ii) le nom de l’institution fédérale de qui il relève,

    • (iii) les titre et adresse du fonctionnaire chargé de recevoir les demandes de communication des renseignements personnels qu’il contient,

    • (iv) l’énumération des fins auxquelles les renseignements personnels qui y sont versés ont été recueillis ou préparés de même que l’énumération des usages, compatibles avec ces fins, auxquels les renseignements sont destinés ou pour lesquels ils sont communiqués,

    • (v) l’énumération des critères qui s’appliquent à la conservation et au retrait des renseignements personnels qui y sont versés,

    • (vi) s’il y a lieu, le fait qu’il a fait l’objet d’un décret pris en vertu de l’article 18 et la mention de la disposition des articles 21 ou 22 sur laquelle s’appuie le décret;

  • b) d’autre part, de toutes les catégories de renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale mais ne sont pas versés dans des fichiers de renseignements personnels, donnant, pour chaque catégorie, les indications suivantes :

    • (i) son contenu, en termes suffisamment précis pour faciliter l’exercice du droit d’accès prévu par la présente loi,

    • (ii) les titre et adresse du fonctionnaire de l’institution chargé de recevoir les demandes de communication des renseignements personnels qu’elle contient.

• Note marginale :Énumération des usages et fins

  (2) Le ministre désigné peut insérer, dans le répertoire, des usages ou fins non prévus au sous-alinéa (1)a)(iv) mais s’appliquant, dans le cadre de communications courantes, à des renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels.

• Note marginale :Diffusion

  (3) Le ministre désigné est responsable de la diffusion du répertoire dans tout le Canada, étant entendu que toute personne a le droit d’en prendre normalement connaissance.

Accès aux renseignements personnels

Droit d’accès

Note marginale :Droit d’accès

• 12 (1) Sous réserve des autres dispositions de la présente loi, tout citoyen canadien et tout résident permanent au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ont le droit de se faire communiquer sur demande :

  • a) les renseignements personnels le concernant et versés dans un fichier de renseignements personnels;

  • b) les autres renseignements personnels le concernant et relevant d’une institution fédérale, dans la mesure où il peut fournir sur leur localisation des indications suffisamment précises pour que l’institution fédérale puisse les retrouver sans problèmes sérieux.

• Note marginale :Autres droits

  (2) Tout individu qui reçoit communication, en vertu de l’alinéa (1)a), de renseignements personnels qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives, a le droit :

  • a) de demander la correction des renseignements personnels le concernant qui, selon lui, sont erronés ou incomplets;

  • b) d’exiger, s’il y a lieu, qu’il soit fait mention des corrections qui ont été demandées mais non effectuées;

  • c) d’exiger :

    • (i) que toute personne ou tout organisme à qui ces renseignements ont été communiqués pour servir à des fins administratives dans les deux ans précédant la demande de correction ou de mention des corrections non effectuées soient avisés de la correction ou de la mention,

    • (ii) que l’organisme, s’il s’agit d’une institution fédérale, effectue la correction ou porte la mention sur toute copie de document contenant les renseignements qui relèvent de lui.

• Note marginale :Extension par décret

  (3) Le gouverneur en conseil peut, par décret, étendre, conditionnellement ou non, le droit d’accès visé au paragraphe (1) à des individus autres que ceux qui y sont mentionnés.

Demandes de communication

Note marginale :Demande de communication prévue à l’al. 12(1)a)

• 13 (1) La demande de communication des renseignements personnels visés à l’alinéa 12(1)a) se fait par écrit auprès de l’institution fédérale de qui relève le fichier de renseignements personnels où ils sont versés et doit comporter la désignation du fichier.

• Note marginale :Demande de communication prévue à l’al. 12(1)b)

  (2) La demande de communication des renseignements personnels visés à l’alinéa 12(1)b) se fait par écrit auprès de l’institution fédérale de qui relèvent les renseignements; elle doit contenir sur leur localisation des indications suffisamment précises pour que l’institution puisse les retrouver sans problèmes sérieux.

Note marginale :Notification

14 Le responsable de l’institution fédérale à qui est faite une demande de communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 12(1) est tenu, dans les trente jours suivant sa réception, sous réserve de l’article 15 :

• a) d’aviser par écrit la personne qui a fait la demande de ce qu’il sera donné ou non communication totale ou partielle des renseignements personnels;

• b) le cas échéant, de procéder à la communication.

Note marginale :Prorogation du délai

15 Le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l’article 14 :

• a) d’une période maximale de trente jours dans les cas où :

  • (i) l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution,

  • (ii) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai;

• b) d’une période qui peut se justifier dans les cas de traduction ou dans les cas de transfert sur support de substitution.

Dans l’un ou l’autre de ces cas, le responsable de l’institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai en lui faisant part du nouveau délai ainsi que de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à la protection de la vie privée.

Note marginale :Refus de communication

• 16 (1) En cas de refus de communication de renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1), l’avis prévu à l’alinéa 14a) doit mentionner, d’une part, le droit de la personne qui a fait la demande de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée et, d’autre part :

  • a) soit le fait que le dossier n’existe pas;

  • b) soit la disposition précise de la présente loi sur laquelle se fonde le refus ou sur laquelle il pourrait vraisemblablement se fonder si les renseignements existaient.

• Note marginale :Dispense de divulgation de l’existence du document

  (2) Le paragraphe (1) n’oblige pas le responsable de l’institution fédérale à faire état de l’existence des renseignements personnels demandés.

• Note marginale :Présomption de refus

  (3) Le défaut de communication de renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

Exercice de l’accès

Note marginale :Exercice de l’accès

• 17 (1) Sous réserve des règlements pris en vertu de l’alinéa 77(1)o), une institution fédérale donne communication des renseignements personnels de la façon suivante :

  • a) soit par la permission de consulter les renseignements conformément aux règlements;

  • b) soit par la délivrance de copies.

• Note marginale :Version de la communication

  (2) Un individu reçoit communication des renseignements personnels dans la langue officielle qu’il a précisée dans les cas suivants :

  • a) il en existe une version dans cette langue et elle relève d’une institution fédérale;

  • b) il n’en existe pas de version dans cette langue mais le responsable de l’institution fédérale dont ils relèvent juge nécessaire de les faire traduire ou de fournir à l’individu les services d’un interprète afin qu’il puisse les comprendre.

• Note marginale :Communication sur support de substitution

  (3) Un individu ayant une déficience sensorielle qui a demandé que communication des renseignements personnels lui soit faite sur un support de substitution reçoit communication de ceux-ci sur un tel support dans les cas suivants :

  • a) une version des renseignements existe sur un support de substitution qui lui soit acceptable et elle relève d’une institution fédérale;

  • b) le responsable de l’institution fédérale dont relèvent les renseignements juge nécessaire de communiquer les renseignements sur un support de substitution afin que la personne puisse exercer ses droits en vertu de la présente loi et raisonnable de les transférer sur un tel support.

Exceptions

Fichiers inconsultables

Note marginale :Fichiers inconsultables

• 18 (1) Le gouverneur en conseil peut, par décret, classer parmi les fichiers de renseignements personnels inconsultables, dénommés fichiers inconsultables dans la présente loi, ceux qui sont formés de dossiers dans chacun desquels dominent les renseignements visés aux articles 21 ou 22.

• Note marginale :Autorisation de refuser

  (2) Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui sont versés dans des fichiers inconsultables.

• Note marginale :Éléments que doit contenir le décret

  (3) Tout décret pris en vertu du paragraphe (1) doit porter :

  • a) une mention de l’article sur lequel il se fonde;

  • b) de plus, dans le cas d’un fichier de renseignements personnels formé de dossiers dans chacun desquels dominent des renseignements visés au sous-alinéa 22(1)a)(ii), la mention de la loi dont il s’agit.

Responsabilités de l’État

Note marginale :Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel

• 19 (1) Sous réserve du paragraphe (2), le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui ont été obtenus à titre confidentiel :

  • a) des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes;

  • b) des organisations internationales d’États ou de leurs organismes;

  • c) des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes;

  • d) des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes;

  • e) du conseil, au sens de l’Accord d’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank mis en vigueur par la Loi sur l’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank;

  • e.1) du gouvernement des Dakotas de Whitecap, au sens de l’article 2 de la Loi sur le traité concernant l’autonomie gouvernementale et la reconnaissance de la Nation dakota de Whitecap / Wapaha Ska Dakota Oyate;

  • f) du conseil de la première nation participante, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des premières nations en matière d’éducation en Colombie-Britannique;

  • g) du gouvernement de la première nation ou du gouvernement de la Nation des Anishinabes, au sens de l’article 2 de la Loi sur l’accord en matière de gouvernance conclu avec la Nation des Anishinabes, ou d’une institution anishinabe, au sens de l’article 1.1 de l’accord, au sens de l’article 2 de cette loi.

• Note marginale :Cas où la divulgation est autorisée

  (2) Le responsable d’une institution fédérale peut donner communication des renseignements personnels visés au paragraphe (1) si le gouvernement, l’organisation, l’administration ou l’organisme qui les a fournis :

  • a) consent à la communication;

  • b) rend les renseignements publics.