Règlement du Canada sur les normes du travail

24 (1) Chaque employeur doit tenir un registre des dates d’entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés; ces renseignements doivent, pour chaque employé, être conservés pendant au moins trois ans.

(2) Chaque employeur doit conserver, durant au moins trois ans après qu’un employé a exécuté un travail, les renseignements suivants :

• a) le nom au complet, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, l’âge, s’il est âgé de moins de 17 ans, et le sexe de cet employé, ainsi que la catégorie d’emploi;

• b) le salaire, avec mention précise du mode de calcul, c’est-à-dire à l’heure, à la semaine, au mois ou d’une autre façon, ainsi que la date et les détails de tout changement de salaire;

• c) le mode de calcul (détaillé) utilisé quand le salaire est calculé autrement qu’au temps ou qu’il est établi à la fois au temps et d’une autre façon;

• d) les heures de travail fournies chaque jour, sauf dans le cas où l’employé est :

  • (i) soit exclu de l’application de la section I de la Loi conformément au paragraphe 167(2) de la Loi,

  • (ii) soit soustrait à l’application des articles 169 et 171 de la Loi conformément au règlement pris en vertu de l’alinéa 175(1)b) de la Loi;

• e) les gains effectifs, avec mention du montant versé chaque jour de paie et des sommes versées pour les heures supplémentaires de travail et en indemnités de congé annuel, de jour férié, de congé de décès, de cessation d’emploi et de départ;

• f) les sommes versées chaque jour de paie, une fois les déductions effectuées, avec les détails précis sur les déductions effectuées;

• g) les dates de début et de fin des congés annuels et l’année d’emploi à l’égard de laquelle chacun d’eux a été accordé;

• g.1) toute entente écrite conclue entre l’employeur et l’employé aux termes du paragraphe 14(1), selon laquelle l’employé renonce à son congé annuel ou le reporte;

• g.2) tout avis transmis aux employés conformément à l’article 12 lorsque l’employeur détermine une année de service conformément à l’alinéa b) de la définition de « année de service » à l’article 183 de la Loi;

• h) à l’égard de tout congé accordé à l’employé en vertu de la section VII de la Loi :

  • (i) les dates du début et de la fin de ce congé et de toute interruption de celui-ci,

  • (ii) un exemplaire de tout préavis de congé ou d’interruption de celui-ci,

  • (iii) un exemplaire de tout certificat médical produit par l’employé relativement au congé ou à son interruption;

• h.1) les dates du début et de la fin de toute modification des tâches ou réaffectation de l’employé accordée en vertu de la section VII de la Loi et un exemplaire de tout préavis produit par l’employeur relativement à cette modification des tâches ou réaffectation;

• i) tout jour férié ou autre jour de congé payé accordé à l’employé en vertu de la section V de la Loi, tout avis de substitution de jour férié dont l’affichage est exigé par l’article 195 de la Loi et la preuve, en ce qui concerne les employés non liés par une convention collective, qu’au moins 70 pour cent des employés concernés approuvent la substitution du jour férié;

• j) dans les cas où le calcul de la moyenne des heures de travail est pratiqué en vertu de l’article 6, tout avis relatif au calcul de la moyenne des heures de travail, le détail des réductions apportées à la durée normale du travail et à la durée maximale du travail en vertu des paragraphes 6(7), (8) et (9), et le nombre d’heures pour lesquelles l’employé avait le droit d’être rémunéré au taux applicable aux heures supplémentaires prévu à l’article 174 de la Loi;

• k) les périodes de paie adoptées par l’employeur;

• l) un exemplaire de chaque certificat médical fourni à l’égard d’un congé de maladie et de chaque demande de certificat présentée par l’employeur conformément à l’alinéa 239(1)c) de la Loi, et tout avis ou préavis de licenciement donné conformément aux sections IX ou X de la Loi;

• m) la date de tout congé de décès accordé à l’employé en vertu de la section VIII de la Loi;

• n) tout avis concernant un horaire de travail dont l’affichage est exigé par les paragraphes 170(3) ou 172(3) de la Loi et la preuve de l’approbation de cet horaire par au moins 70 pour cent des employés concernés;

• o) à l’égard de tout congé accordé à l’employé membre de la force de réserve aux termes de la section XV.2 de la Loi :

  • (i) la date de début et de fin du congé et un exemplaire de tout avis relatif au congé,

  • (ii) un exemplaire de tout certificat médical fourni par l’employé à l’égard du congé,

  • (iii) un exemplaire de tout document fourni conformément à l’article 247.7 de la Loi,

  • (iv) un exemplaire de tout avis donné aux termes des paragraphes 247.8(1) ou 247.95(2) de la Loi.

(3) Tout mode de déclaration des absences du travail ou des heures de travail supplémentaires qui permet d’obtenir les détails requis au paragraphe (2), y compris les heures normales de travail par jour, répond aux exigences du présent règlement en matière de tenue de registres.

(4) Chaque employeur doit conserver, pendant au moins trois ans après l’extinction de l’obligation que lui impose le paragraphe 239.1(3) de la Loi, les renseignements suivants :

• a) le détail des motifs de l’absence d’un employé en raison d’un accident ou d’une maladie professionnels;

• b) un exemplaire de tout certificat d’un médecin qualifié attestant que l’employé est apte à retourner au travail;

• c) la date du retour de l’employé au travail, ou un exemplaire de l’avis de l’employeur informant l’employé et le syndicat le représentant de l’impossibilité de le réintégrer, motifs à l’appui.

(5) [Abrogé, DORS/2014-305, art. 6]